Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) legen fest, wie steuerrelevante Belege aufbewahrt werden müssen. Entscheidend ist, dass Belege vollständig, richtig, zeitgerecht und unveränderbar verfügbar bleiben.

Grundsätzlich gilt:

Papierbelege müssen im Original aufbewahrt werden, sofern kein GoBD-konformes Verfahren zum ersetzenden Scannen dokumentiert ist.

Elektronische Belege (z. B. Rechnungen per E‑Mail, pdf‑Downloads, Eingangsrechnungen aus Portalen) dürfen digital gespeichert werden – sie dürfen dabei nicht ausgedruckt und das Original gelöscht werden.

Eine revisionssichere Ablage verlangt nachvollziehbare Dateibenennung, Schutz vor nachträglicher Veränderung und regelmäßige Datensicherung.

Beispiel 1:

Eine Journalistin erhält viele Rechnungen in Papierform. Da sie keine dokumentierte Verfahrensanweisung zum ersetzenden Scannen besitzt, muss sie die Papieroriginale zehn Jahre lang aufbewahren. Zusätzlich darf sie digitale Kopien zur internen Organisation anlegen, diese ersetzen die Originale aber nicht.

Beispiel 2:

Ein IT‑Dienstleister hat in seiner Buchhaltungssoftware ein zertifiziertes System zum ersetzenden Scannen gemäß GoBD eingerichtet, inklusive Verfahrensdokumentation. Er darf Papierbelege nach dem Scanvorgang vernichten, da die digitale Fassung rechtskonform archiviert ist und jederzeit lesbar bleibt.

Praxis‑Tipp:

Für kleine und mittlere Betriebe empfiehlt sich die Beibehaltung der Papierform, solange kein geprüftes digitales Archivsystem genutzt wird. Bei elektronischen Rechnungen gilt der digitale Datensatz selbst (nicht der Ausdruck) als originäres Belegformat.

Rechtsgrundlage:
§ 147 AO; BMF‑Schreiben vom 28. 11. 2019 (i. d. F. vom 1. 7. 2023) – GoBD; Stand Januar 2026.