Es gibt zwei wesentliche Unterschiede zwischen qualifizierter elektronischer Signatur (qES) und einfacher elektronischer Signatur:

Kriterium                                     Qualifizierte eSignatur (qES)                                                Einfache eSignatur                            

Rechtswirkung                          Vollwertige Unterschrift gem. §126a BGB                       Keine eigenhändige Wirkung

Zertifikat                                     Qualifiziertes Zertifikat v. Trust Service Provider        Kein Zertifikat erforderlich

Gerät                                              Hardware (USB-Token oder Cloud-HSM)                         Keine besondere Hardware

Kosten                                           25 - 100 € / Jahr                                                                             Kostenlos (PDF-Signatur)

Einsatz                                          Rechtsverbindliche Verträge, Steuererklärungen        Interne Dokumente, E-Mails 

Beispiel 1 (qES für Vertrag):

Ein Freiberufler schließt einen 50.000 € Auftrag ab. 

Mit qES wird der Vertrag rechtsverbindlich unterzeichnet – wie handschriftlich. 

Bei Streit ist die qES beweisunabhängig gültig.

Beispiel 2 (Einfache Signatur unzureichend):

Ein Unternehmer unterschreibt Honorarabrechnungen mit einfacher PDF-Signatur. 

Das Finanzamt lehnt diese als nicht rechtsverbindlich ab. 

Mit qES wären die Rechnungen sofort steuerlich verwendbar.

Praxis-Tipp:

qES für: Verträge > 5.000 €, Steuererklärungen, Grundbucheintragungen

Einfache Signatur für: Interne Mails, Arbeitsanweisungen

Rechtsstand: eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014; § 126a BGB (Deutschland); qES = eigenhändige Unterschrift, Stand Januar 2026.