Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird.

Damit der Leistungsempfänger die Vorsteuer abziehen kann, muss sie bestimmte Pflichtangaben enthalten.

Diese Vorgaben ergeben sich aus § 14 des Umsatzsteuergesetzes.

Eine Rechnung muss insbesondere enthalten:

• vollständiger Name und Anschrift von leistendem Unternehmer und Leistungsempfänger
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
• Ausstellungsdatum
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Entgelt (Nettobetrag)
• anzuwendender Steuersatz
• Steuerbetrag
• bei Steuerbefreiung: Hinweis auf die Steuerbefreiung

Nur bei vollständigen Angaben ist der Vorsteuerabzug möglich.

Kleinbetragsrechnungen

Für Rechnungen über bis zu 250 Euro brutto gelten vereinfachte Anforderungen.

Hier genügen:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum
• Art der Leistung
• Bruttobetrag
• angewendeter Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung

-> Angaben zum Leistungsempfänger, Rechnungsnummer oder gesondert ausgewiesener Nettobetrag sind hier nicht erforderlich.

Beispiel 1 (Standardfall):

Eine IT-Beratung stellt einem Kunden 5.000 € netto in Rechnung.

Die Rechnung enthält:

• beide Anschriften,
• Rechnungsnummer und Datum,
• Leistungszeitraum,
• Nettobetrag,
• 19 % Umsatzsteuer (950 €),
• Bruttobetrag 5.950 €.

Die Rechnung ist ordnungsgemäß und enthält alle notwendigen Pflichtbestandteile. Der Kunde kann die 950 € als Vorsteuer geltend machen.

Beispiel 2 (Kleinbetragsrechnung):

Ein Unternehmer tankt für 85 € an einer Tankstelle.

Der Beleg enthält:

• Namen der Tankstelle,
• Datum,
• Art der Leistung („Kraftstoff“),
• Bruttobetrag und Steuersatz.

Der Vorsteuerabzug ist möglich, obwohl keine Rechnungsnummer und kein Empfänger genannt sind, da der Betrag unter 250€ liegt und damit eine sogenannte Kleinbetragsrechnung vorliegt.