Reisekosten sind beruflich oder betrieblich veranlasste Aufwendungen, die entstehen, wenn Arbeitnehmer oder Unternehmer außerhalb ihrer Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte unterwegs sind.

Sie können – je nach Konstellation – als Betriebsausgaben oder Werbungskosten geltend gemacht bzw. steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden.

Zu den Reisekosten gehören insbesondere:

1. Fahrtkosten

• eigener Pkw: 0,30 € pro gefahrenem Kilometer
• Bahn, Flug, Taxi, Mietwagen
• öffentliche Verkehrsmittel

2. Verpflegungsmehraufwand (Pauschalen)

• 14 € bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden
• 28 € bei ganztägiger Abwesenheit
• je 14 € für An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen

3. Übernachtungskosten

• Hotelkosten inkl. Nebenkosten
• Frühstück ggf. herauszurechnen, wenn es gesondert ausgewiesen ist

4. Reisenebenkosten

• Parkgebühren
• Maut
• Gepäckaufbewahrung
• berufliche Telefonate

Achtung: Abgrenzung zur Entfernungspauschale

Ein häufiger Fehler ist die Verwechslung von Reisekosten mit der Entfernungspauschale.

Entfernungspauschale:
Gilt für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.
Es werden 0,38 € pro Entfernungskilometer (ab 2026) angesetzt, jedoch nur für die einfache Strecke.

Reisekosten:
Entstehen bei beruflichen Auswärtstätigkeiten außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte.
Hier können 0,30 € pro gefahrenem Kilometer angesetzt werden – also für Hin- und Rückfahrt.

Wichtig zu wissen: 

• Die Reise muss beruflich veranlasst sein.
• Belege sollten aufbewahrt werden, vor allem für Fahrt- und Übernachtungskosten.
• Bei gemischt veranlassten Reisen ist nur der berufliche Anteil abziehbar.
• Arbeitgeber können Reisekosten innerhalb der gesetzlichen Grenzen steuerfrei erstatten.

Beispiel 1 (Tagesreise):

Ein Unternehmer fährt zu einem Kundentermin in eine andere Stadt:

• 120 km einfache Strecke mit dem eigenen Pkw → 120km x  0,30 € x 2 Fahrten = 72 €
• Abwesenheit 10 Stunden → 14 € Verpflegungspauschale
• Parkgebühren 6 €

Abziehbare Reisekosten: 92 €.

Beispiel 2 (Mehrtägige Geschäftsreise):

Eine Mitarbeiterin reist drei Tage zu einer Messe in Köln:

• Bahnkosten: 180 €
• Hotel: 120 €
• Verpflegungspauschalen: 56 €

Abziehbare Reisekosten: 356 €.

Der Arbeitgeber kann diese Beträge steuerfrei erstatten, sofern die Voraussetzungen eingehalten werden. Wurden die Kosten steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet, können die Kosten nicht mehr als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Rechtsstand: § 9 Abs. 1 EStG (Werbungskosten); Reisekostengesetz (RKostG), Stand Januar 2026.